Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

R8-Property AS, Nedre Hjellegate 1, 3724 Skien, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn via dette nettstedet. Spørsmål om personvern, eller ønske om å bruke rettighetene dine, kan rettes til Post@R8-Property.com.

Hvilke opplysninger vi samler inn

Vi samler kun inn opplysningene du selv oppgir når du tar kontakt eller sender inn et skjema. Hvilke opplysninger det gjelder, avhenger av hvilket skjema du bruker:

• Boligsøknad: navn, e-post, telefon, fødselsår, nåværende adresse, ønsket område, boligtype, maksimal husleie, innflyttingsdato og husstandsstørrelse. I tillegg samler vi inn opplysninger om din økonomi og arbeidssituasjon, nærmere bestemt ansettelsesforhold, arbeidsgiver og inntekt, samt eventuelle referanser, opplysninger om kjæledyr og øvrige merknader du oppgir. Disse opplysningene bruker vi til å vurdere deg som leietaker.
• Visningsforespørsel: navn, e-post, telefon, hvilken eiendom forespørselen gjelder, ønsket tidspunkt og eventuell melding.
• Leiebilforespørsel: navn, e-post, telefon, hvilket kjøretøy det gjelder, ønsket leieperiode (fra- og til-dato), om du ønsker sjåfør, og eventuell melding.
• Servicesak / vaktmesterhenvendelse: navn, e-post, telefon, adresse/eiendom, kategori, hvor mye saken haster, beskrivelse av saken og eventuelle merknader om adkomst.
• Kontaktskjema: navn, e-post, eventuelt telefon, emne og innholdet i meldingen din.

Vi ber deg om å ikke oppgi sensitive personopplysninger (for eksempel om helse) ut over det som er nødvendig for henvendelsen.

Formål og behandlingsgrunnlag

Vi bruker opplysningene til å besvare og følge opp henvendelsen din, avtale visninger, behandle leiebilforespørsler og servicesaker, og til å vurdere deg som leietaker der det er relevant. Behandlingsgrunnlaget er:

• Avtale (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav b): for å inngå eller oppfylle en avtale med deg, for eksempel et leieforhold, en leiebilavtale eller et serviceoppdrag.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f): for å besvare henvendelser og administrere kundeforhold på en forsvarlig måte.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a): for boligsøknader, der du aktivt samtykker til at vi behandler de oppgitte opplysningene – herunder opplysningene om ansettelsesforhold, arbeidsgiver og inntekt – for å vurdere søknaden din. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake.

Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• Generelle henvendelser (kontaktskjema, visningsforespørsler og leiebilforespørsler som ikke fører til avtale) slettes innen 12 måneder etter siste kontakt.
• Boligsøknader som ikke fører til leieforhold slettes innen 6 måneder etter at søknaden er ferdig behandlet, eller tidligere dersom du trekker samtykket.
• Servicesaker oppbevares så lenge saken er aktiv og i inntil 24 måneder etter at den er avsluttet, av hensyn til dokumentasjon og oppfølging.
• Inngår du en avtale med oss (leieforhold, leiebil eller serviceoppdrag), lagres opplysningene så lenge avtaleforholdet varer og deretter så lenge vi er pålagt etter blant annet bokførings- og regnskapsregler.

Hvem opplysningene deles med

Vi selger ikke personopplysninger. Opplysningene behandles internt hos R8-Property AS og kan deles med databehandlere som leverer tekniske tjenester til oss (for eksempel drift, e-post og lagring), på grunnlag av databehandleravtaler. Opplysninger utleveres ellers bare når vi er rettslig forpliktet til det.

Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet bruker informasjonskapsler. Nødvendige informasjonskapsler er påkrevd for at nettstedet skal fungere. Eventuelle ikke-nødvendige informasjonskapsler settes kun dersom du samtykker til det via samtykkeløsningen for informasjonskapsler på nettstedet. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt der.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, retting og sletting av egne personopplysninger, og du kan be om begrensning av eller protestere mot behandlingen. Der behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket. Du har også rett til dataportabilitet. Kontakt oss på Post@R8-Property.com for å bruke rettighetene dine.

Mener du at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg likevel til å ta kontakt med oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken.